Cara menggunakan Power Query untuk menampilkan daftar nilai atau rekaman duplikat

Cara menggunakan Power Query untuk menampilkan daftar nilai atau rekaman duplikat – Menyoroti atau bahkan menghapus catatan duplikat di Excel itu sederhana tetapi mencantumkannya tidak semudah itu. Untungnya, Anda bisa menggunakan Power Query untuk dengan mudah menampilkan daftar nilai atau rekaman duplikat.Baik atau buruknya rekaman duplikat bergantung pada konvensi tertentu yang Anda tentukan, bukan Excel. Untuk sebagian besar, data duplikat sering terjadi karena banyak catatan mengulangi nilai yang sama dalam kolom yang sama.

Cara menggunakan Power Query untuk menampilkan daftar nilai atau rekaman duplikat

Di sisi lain, rekaman duplikat—di mana semua nilai diulang—dapat menimbulkan masalah saat melaporkan dan menganalisis kumpulan data secara besar-besaran. Sangat mudah untuk menemukan duplikat; Anda dapat memfilternya dari kumpulan data atau memformatnya menggunakan aturan format bersyarat. Apa yang tidak dapat Anda lakukan dengan mudah di Excel adalah hanya menampilkan rekaman duplikat. Kabar baiknya adalah melakukannya dengan mudah menggunakan Power Query, jadi dalam artikel ini, saya akan menunjukkan cara menggunakan Power Query untuk menampilkan daftar duplikat.

Saya menggunakan Microsoft 365, tetapi Power Query tersedia hingga 2010, sebagai add-in. Excel Online tidak sepenuhnya mendukung Power Query, tetapi Anda dapat menjalankan kueri. Anda dapat mengunduh file demonstrasi .xlsx atau bekerja dengan data Anda sendiri. Artikel ini mengasumsikan Anda memiliki keterampilan Excel dasar, tetapi bahkan seorang pemula pun harus dapat mengikuti petunjuk untuk sukses.

Apa itu Power Query?

Power Query memungkinkan Anda menyambungkan ke data asing dan lokal, lalu memungkinkan Anda mengubah data tersebut sehingga Anda dapat menggunakannya di Excel tanpa mengubah data sumber. Ini mudah digunakan tetapi sayangnya, sebagian besar pengguna tidak terbiasa dengannya. Meskipun kami menggunakan fitur sederhana dalam Power Query, artikel ini bukanlah pengenalan dasar Power Query. Sekarang, mari kita benar-benar menggunakan Power Query untuk menampilkan duplikat.

Tentukan duplikat

Untuk bekerja secara efisien dengan duplikat, Anda perlu menentukan apa itu duplikat dalam konteks data Anda dan bagaimana Anda menggunakannya. Nilai apa pun yang muncul lebih dari sekali dalam kolom yang sama adalah duplikat. Misalnya, banyak catatan dalam kumpulan data pelacakan mungkin memiliki tanggal pengiriman atau pelanggan yang sama. Ini adalah nilai duplikat, dan itu umum.

LIHAT: Windows 10: Daftar perintah vokal untuk pengenalan suara dan dikte (PDF gratis) (TekRepublik)

Istilah tersebut juga dapat mendefinisikan sebuah record dimana setiap nilai dalam record tersebut diulangi pada record yang lain. Dengan kata lain, seluruh catatan adalah duplikat. Misalnya, dua catatan yang berisi tanggal pengiriman, pelanggan, dan nomor faktur yang sama dapat menyebabkan masalah; Anda tidak ingin menagih klien dua kali untuk pesanan yang sama. Ini adalah rekaman duplikat, dan Anda biasanya ingin menghapus salah satunya.

Untuk tujuan kami dalam artikel ini, kami akan menggunakan Power Query untuk menampilkan daftar kedua tipe duplikat: nilai yang diulang di kolom yang sama dan nilai yang diulang di semua kolom.

Seperti yang Anda lihat di Gambar A, lembar demonstrasi berisi nilai duplikat. Dalam kumpulan data sekecil itu, duplikat tidak sulit dikenali. Bekerja dengan mereka adalah masalah yang berbeda, terutama jika kumpulan datanya besar. Kami juga memiliki satu catatan duplikat.

Gambar A

pqfindduplicates-a.jpg

Kumpulan data sederhana ini berisi nilai duplikat dan setidaknya satu rekaman duplikat.

Cara membuat daftar nilai duplikat dengan Power Query

Mari gunakan Power Query untuk melihat nilai yang diulang dalam kolom. Untuk melakukannya, klik di mana saja di dalam kumpulan data, klik tab Data, lalu lakukan hal berikut:

  1. Di grup Dapatkan & Transformasikan Data, klik Dari Lembar. Jendela yang dihasilkan memperlihatkan data di Power Query (Gambar B).
  2. Pilih kolom yang ingin Anda periksa duplikatnya. Dalam hal ini, kolom tanggal sudah dipilih, jadi mari kita gunakan.
  3. Pada tab Beranda (di Power Query, bukan Excel), klik tarik-turun Pertahankan Baris di grup Kurangi Baris.
  4. Di daftar tarik-turun yang dihasilkan, pilih Simpan Duplikat.

Gambar B

pqfindduplicates-b.jpg

Sekarang data ada di Power Query.

Seperti yang Anda lihat di Gambar C, kumpulan data mengulangi dua tanggal setidaknya sekali. Untuk melihat duplikat di kolom lain, pilih kolom dan ulangi langkah 3. Misalnya, Gambar D menunjukkan nilai duplikat di kolom personel.

Gambar C

pqfindduplicates-c.jpg

Dua tanggal memiliki duplikat.

Gambar D

pqfindduplicates-d.jpg

Satu karyawan digandakan.

Sekarang Anda tahu bahwa setidaknya dua kolom mengulangi setidaknya satu nilai. Jika Anda suka, periksa duplikat di setiap kolom; Anda akan menemukan bahwa setiap kolom mengulangi nilai setidaknya sekali.

Bagaimana jika Anda ingin melihat apakah ada rekaman duplikat? Mari kita atasi itu selanjutnya.

Cara membuat daftar rekaman duplikat dengan Power Query di Excel

Untuk rekap cepat, rekaman duplikat mengulangi nilai di semua kolom. Untuk memeriksa kumpulan data untuk rekaman duplikat, pilih semua kolom di Power Query. Untuk melakukannya, tahan tombol Shift saat Anda mengklik setiap kolom. Kemudian, pilih Keep Duplicates dari dropdown Keep Rows. Gambar E menunjukkan hasilnya. Seperti yang mungkin sudah Anda duga, hasilnya sama dengan pertanyaan personel di bagian terakhir.

Gambar E

pqfindduplicates-e.jpg

Satu catatan memiliki duplikat.

Memang, ini adalah contoh sederhana, dan hasilnya mudah diprediksi. Itu tidak akan selalu benar, terutama dalam kumpulan data yang besar.

Cara menggunakan hasil pencarian Power Query Anda

Melihat catatan mungkin tidak cukup. Untungnya, Anda dapat mengembalikan hasilnya ke Excel sebagai lembar. Cukup klik Tutup & Muat di grup Tutup. Melakukannya akan membuat lembar baru dan menyimpan kumpulan data yang dihasilkan, seperti yang ditunjukkan pada Gambar F. Setelah data berada di Excel, Anda dapat menggunakannya seperti halnya kumpulan data lainnya.

Gambar F

pqfindduplicates-f.jpg

Simpan hasilnya ke Excel.

Ini adalah penggunaan sederhana untuk Power Query. Luangkan waktu untuk membiasakan diri dengan berbagai opsi sehingga Anda dapat menerapkannya pada tugas yang lebih kompleks.

Leave a Comment