Cara memasukkan data dengan cepat di Excel

Cara memasukkan data dengan cepat di Excel – Pengguna Microsoft Excel, ikuti dua metode mudah ini untuk mengurangi waktu entri data dan kesalahan saat fitur yang disesuaikan tidak tersedia.Rangkuman, analisis, proyeksi, laporan, dan sebagainya, hanya sebaik data Anda. Penting bagi Anda untuk menggunakan setiap sumber daya yang tersedia untuk melindungi validitas data, yang berarti Anda dapat menghabiskan banyak waktu untuk membuat aplikasi yang hampir sangat mudah.

Cara memasukkan data dengan cepat di Excel

Untungnya bagi kami, tidak setiap spreadsheet membutuhkan perlindungan semacam itu dan ketika itu terjadi, ada fitur otomatis di Microsoft Excel yang membantu melindungi data. Pada artikel ini, saya akan menunjukkan kepada Anda dua trik entri data yang cepat dan mudah yang akan mengurangi kesalahan ketik dengan cara yang sama seperti kustomisasi, tetapi tanpa kerja ekstra.

Saya menggunakan Microsoft 365 pada sistem Windows 10 64-bit, tetapi Anda dapat bekerja dengan versi yang lebih lama. Anda dapat menggunakan file .xlsx atau .xls yang dapat diunduh demonstrasi atau bekerja dengan data Anda sendiri. AutoComplete berfungsi dalam versi online tetapi daftar pilihan tidak

Cara menggunakan AutoComplete di Excel

Istilah LengkapiOtomatis sering muncul di daftar fitur—mudah ditebak apa fungsinya meskipun Anda tidak terbiasa dengannya di Excel. Fitur ini muncul segera setelah Anda memasukkan nilai yang berdekatan, ke segala arah. Bahkan jika Anda sudah familiar dengan AutoComplete, saya yakin Anda tidak sekarang bagian terakhir itu. Fitur ini sangat serbaguna.

Berikut cara kerja AutoComplete di Excel: Saat Anda memasukkan karakter yang cocok dengan nilai yang ada dalam rentang yang berdekatan, fitur ini akan menampilkan nilai yang cocok. Selama ada sedikit ambiguitas, Anda harus terus memasukkan karakter. Mari kita jalankan beberapa contoh melalui lembar sederhana di Gambar A.

Gambar A

excel3dataentry-a.jpg

Gunakan AutoComplete dengan daftar nama.

Pertama, masukkan huruf D di sel B8 dan perhatikan apa yang terjadi. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar A, AutoComplete menyelesaikan entri berdasarkan nilai yang dimasukkan sebelumnya (nilai di atas B8). Entri Denise cocok dengan karakter D, dan karena tidak ada entri lain yang juga cocok dengan huruf D, AutoComplete menyarankan Denise. Untuk memasukkan Denise, tekan Enter (atau Tab jika Anda ingin pindah ke kolom berikutnya alih-alih turun ke baris berikutnya). Untuk menolak entri yang disarankan, teruslah mengetik. Tekan Escape untuk menghapus semuanya, termasuk D yang Anda ketik.

Mari kita coba contoh lain, kali ini ketik Su. Apakah Anda mengharapkan sesuatu? Dalam hal ini, AutoComplete tidak melakukan apa pun karena tidak ada cukup karakter untuk memilih Susan atau Sue. Jika Anda memasukkan S, AutoComplete menawarkan Susan. Jika Anda memasukkan e, AutoComplete tidak melakukan apa-apa.

Coba masukkan nilai ke kanan, kiri, dan bahkan di atas. Fitur ini akan bekerja di keempat arah.

Untuk menonaktifkan AutoComplete, klik menu File dan pilih Options (atau More jika Anda tidak melihat Options). Pilih Lanjutan di panel kiri. Di bagian Opsi Pengeditan, hapus centang pada opsi Aktifkan Pelengkapan Otomatis untuk Nilai Sel yang ditunjukkan di Gambar B. Sayangnya, melakukannya juga menonaktifkan Flash Fill, yang merupakan alat canggih yang mungkin ingin Anda simpan. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang menggunakan Flash Fill, baca 6 cara menghemat waktu menggunakan Flash Fill di Microsoft Excel.

Gambar B

excel3dataentry-b.jpg

Anda dapat menonaktifkan fitur ini tetapi melakukannya juga menonaktifkan Pengisian Flash.

Terkadang Anda tidak menginginkan kecocokan. Sebaliknya, Anda akan ingin melihat daftar yang unik. Jika ini masalahnya, gunakan daftar pilihan.

Cara menggunakan daftar pilihan di Excel

Saat memasukkan nilai yang berdekatan dalam satu kolom, Anda juga dapat menggunakan daftar pilihan—fitur bawaan yang menampilkan daftar unik dari nilai yang ada. Ini mirip dengan daftar dropdown tetapi sepenuhnya otomatis. Satu-satunya hal yang harus Anda lakukan adalah menekan Alt + Panah Bawah untuk melihatnya. Kemudian, pilih item dalam daftar untuk mengisi sel aktif. Mari kita coba! Pilih B8 dan tekan Alt + Panah Bawah untuk melihat daftar pilihan yang ditampilkan di Gambar C.

Gambar C

excel3dataentry-c.jpg

Tampilkan daftar pilihan kolom dengan menekan Alt + Panah Bawah.

Jika sel aktif memiliki konten, fitur ini akan menulis di atasnya jika Anda memilih item daftar. Ingat bahwa Anda dapat menggunakan Ctrl + z untuk membatalkan tindakan itu. Anda dapat menampilkan daftar pilihan di atas daftar, tetapi tidak ke kanan atau kiri, meskipun ada beberapa nilai di arah tersebut.

Tidak ada fitur yang akan mencegah Anda atau pengguna memilih nilai yang salah, tetapi Anda akan sedikit meningkatkan produktivitas dan menghindari kesalahan ketik. Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut trik entri data Excel, baca Cara mengurangi input data dan kesalahan ketik di Excel.

Leave a Comment